Comprender cómo escribir un email formal para un cliente puede ayudar mucho y cerrar ventas o asociaciones. El email es una de las formas más eficientes de comunicarse a través de internet con otras personas.
Muchas personas defienden que con el aumento del uso de las redes sociales el de WhatsApp, el email quedará obsoleto, a pesar que el email continúa siendo utilizado, igual en la diversas redes sociales actualmente. Eso sucede, pues el formato de email es más abierto, y posibilita la migración de maneras simples.
Lo que sucede en el futuro es que el email no será substituido, a pesar de sufrir una disminución, eso no afectará su existencia.
Este artículo usted va aprender cómo escribir un email formal para un cliente de mejor forma, para cerrar asociaciones y ventas.
Tópicos
Crie un email profesional
Todo inicio de la mayoría de los emprendimientos es siempre un poco improvisado, entonces, puede suceder de que al principio haber creado un email en el servicio gratuitos de webmail como Gmail de Google, o Outlook de Microsoft.
A medida que el tiempo va pasando el negocio comienza y crece es esencial que sean implementadas algunas herramientas para mejorar aún más las ventas, productividad y autoridades de su negocio.
Una herramienta que ayuda mucho en el momento de autoridades de un negocio es tener un email profesional, un email profesional es cuando después de “@” usted tiene el nombre de su marca. Un ejemplo simple es la dirección quedará así: [email protected].
Algunas plataformas de hospedaje de páginas, como Hostgator, ofrecen ese servicio de email profesional, con dirección personalizable.
Cómo escribir un email formal para un cliente
Saber cómo escribir un email formal para un cliente puede ayudar mucho su empresa, pues no mucho en su empresa, pues no sirve de nada escribir un email de cualquier manera, como si fuera escribir para cualquier persona, pues el cliente es vital para cualquier negocio, por eso precisa ser tratado muy bien.
Para facilitar, separemos algunas etapas importantes para que su email no sea ignorado, y sea respondido por su cliente.
1 – Fuentes
Gran parte de los servicios de webmail ya ven como patrón de fuentes apropiadas y adaptadas para lecturas más intensas. Escoja fuentes más tradicionales como “Times new Roman” o “Arial”, y escaparte de las fuentes muy diferentes como la “Comic Sans”, ellas pueden perjudicar la experiencia de la lectura del cliente.
2 – Defina un objetivo central
Al enviar un email, no trate de hablar de muchas cosas al mismo tiempo, de manera muy detallada. En el primer momento puede parecer extraño, pues en la teoría si el email enviado habla de varios temas, puede ser una oportunidad de resolverlo de una sola vez.
A pesar de que puede suceder lo contrario, al en vez de facilitar la comunicación al colocar muchos temas, puede terminar confundiendo al cliente con muchas informaciones, que en aquel momento no son necesarias.
3 – Presentación
Si es la primera vez que estas enviando un email para el cliente, haz una previa a presentación, para que la persona sepa con quién está hablando, esa presentación debe ser hecha en el inicio del texto, después de las primeras frases.
4 – Sea objetivo
Es importante que usted se atente al tamaño de email, pues dependiendo de lo que usted quiere informar en aquel mensaje, puede ser que extrapole un tamaño aceptable, las personas tienen cada vez menos tiempo disponible, y el tamaño del email puede ser un motivo para que el cliente no lea.
El mensaje no necesita ser muy corto, pero necesita ser directo al punto, explicar el propósito del mensaje de manera simple y objetiva.
5 – Sea claro
Por ser una comunicación escrita, usted necesita ser bastante claro en el mensaje de usted irá enviar:
- Evite abreviaciones y nomenclaturas complejas para no tornar el mensaje confuso.
- Sea atento en la utilización de las puntuaciones, para no estropear y terminar perjudicandolo.
- No sea muy repetitivo en el momento del mensaje, puede resultar agotadora la lectura.
6 – Conclusión
Después de la mayor parte del cuerpo del email ya escrito, es la hora de hacer la conclusión, en este momento usted debe resumir lo que fue dicho.
Encierre con palabras como: cordialmente, atenciosamente, grato, mis saludos.
Si su email no está configurado con una asignatura informando su nombre, cargo y punto de contacto, coloque manualmente al final esa información para casos el Cliente quiera entrar en contacto de otra forma.
7 – Revisión
Esta parte es muy importante para evitar errores y estropeos, si es posible pida para que otra persona lea y trate de identificar algún error, si no conoce ni una persona posible, haga la revisión algún tiempo después, para que sus ojos no queden “viciados” y deje pasar errores básicos.
Si su mensaje contiene anexos, revise si fueron colocados debidamente, es muy común que las personas se olviden de anexar los archivos, lo que puede perjudicar su imagen hacia al cliente, dependiendo de su nicho.
Bono: asunto
Algunas personas reciben muchos email, y necesitan ser estimuladas a abrir su email, por eso, sea creativo al crear el asunto.
El hecho de ser formal no impide que el email no sea creativo, haga lo posible para generar curiosidades, para que el cliente abra su email, caso contrario, usted puede ser ignorado, igual que el contenido del email sea muy bueno.
El asunto del email es como si fuera la etiqueta, por eso cuide para que llame la atención de quien recibirá el mensaje.
Con esas pequeñas informaciones usted ya tiene una base como escribir un email formal para un cliente, eso va hace con que usted tenga una tasa de respuesta más alta, y consecuentemente, aumentar su base de clientes.
Una comunicación bien hecha puede generar muchos frutos para su negocio, realizar atención rápida va mejorar mucho la satisfacción de los clientes. ¿Ya pensaste también cómo agilizar tu atención? Sepa ahora lo que ES FAQ.
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