7 Dicas De Como Escrever Um Email Formal Para Um Cliente

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Compreender como escrever um email formal para um cliente pode ajudar muito e fechar vendas ou parcerias. O e-mail é uma das formas mais eficientes de se comunicar através da internet com outras pessoas.

Muitas pessoas defendem que com o aumento do uso das redes sociais e do WhatsApp, o e-mail ficaria obsoleto, porém o e-mail continua sendo utilizado, mesmo nas diversas mídias sociais atualmente. Isso acontece, pois, o formato do e-mail é mais aberto,e possibilita a migração de maneira simples.

O que acontecerá no futuro é que o e-mail não será substituído, apesar de sofrer uma diminuição, isso não afetará a sua existência.

Nesse post você vai aprender como escrever um email formal para um cliente da melhor forma, para fechar parcerias e vendas.

Crie um e-mail profissional

como escrever um email formal

Todo início da maioria dos empreendimentos é sempre um pouco improvisado, então, pode acontecer de no começo ter sido criado e-mail nos serviços gratuitos de webmail como Gmail do Google, ou Outlook da Microsoft.

À medida que o tempo vai passando o negócio começa e crescer é essencial que sejam implementadas algumas ferramentas para melhorar ainda mais as vendas, produtividade e autoridade do seu negócio.

Uma ferramenta que auxilia muito no aumento da autoridade de um negócio é ter um e-mail profissional, um e-mail profissional é quando depois do “@” você tem o nome da sua marca. Num exemplo simples o endereço ficaria assim: contato@suaempresa.com.br.

Algumas plataformas de hospedagem de sites, como a Hostgator, oferecem esse serviço de e-mail profissional, com endereço personalizável.

Como escrever um email formal para um cliente

Saber como escrever um email formal para um cliente pode ajudar muito na sua empresa, pois não adianta escrever um e-mail de qualquer maneira, como se fosse escrever para qualquer pessoa, pois o cliente é vital para qualquer negócio, por isso precisa ser tratado muito bem.

Para facilitar, separamos algumas etapas importantes para que seu e-mail não seja ignorado, e seja respondido pelo seu cliente.

1 – Fontes

Grande parte dos serviços de webmail já vem com padrão de fontes apropriadas e adaptada para leituras mais intensas. Escolha fontes mais tradicionais como “Times new Roman” ou “Arial”, e fuja de fontes muito diferentes como a “Comic Sans”, elas podem prejudicar a experiência de leitura do cliente.

2 – Defina um tem central

Ao enviar um e-mail, não tente falar de muitas coisas ao mesmo tempo, de maneira muito detalhada. Num primeiro momento pode parecer estranho, pois na teoria se o e-mail enviado fala de vários temas, pode ser uma oportunidade de resolvê-los de uma só vez.

Porém, pode acontecer o contrário, ao invés de facilitar a comunicação ao colocar muitos temas, pode acabar confundindo o cliente com muitas informações, que naquele momento são desnecessárias.

3 – Apresentação

Se for a primeira vez que estiver enviando e-mail para o cliente, faça uma breve apresentação, para que a pessoa saiba com quem está falando, essa apresentação deve ser feita no início do texto, logo nas primeiras frases.

4 – Seja objetivo

É importante que você se atente ao tamanho do e-mail, pois dependendo do que você queira informar naquela mensagem, pode ser que extrapole um tamanho aceitável, as pessoas têm cada vez menos tempo disponível, e o tamanho do e-mail pode ser um motivador para que o cliente não leia.

A mensagem não precisa ser curta demais, mas precisa ser direto ao ponto, explicar o propósito da mensagem de maneira simples e objetiva.

5 – Seja claro

Por ser uma comunicação escrita, você precisa ser bastante claro na mensagem que você irá enviar: 

  • Evite abreviações e nomenclaturas complexas para não tornar a mensagem confusa.
  • Se atente a utilização da pontuação, para não cometer gafes e acabar se prejudicando.
  • Não seja muito repetitivo no momento da mensagem, pode se tornar cansativo a leitura. 

6 – Conclusão

Depois da maior parte do corpo do e-mail já escrito, é a hora de fazer a conclusão, nesse momento você deve resumir o que foi dito.

Encerre com palavras como: cordialmente, atenciosamente, grato, meus cumprimentos.

Se o seu email não estiver configurado com uma assinatura informando o seu nome, cargo e pontos de contato, coloque manualmente ao final essas informações para caso o cliente queira entrar em contato de outra forma.

7 – Revisão

Essa parte é muito importante para evitar erros e gafes, se possível peça para que outra pessoas leia e tente identificar algum erro, se não conhecer nenhuma pessoa disponível, faça a revisão algum tempo depois, para que o seu olho não fique “viciado” e deixe passar erros básicos.

Se a sua mensagem contém anexos, revise se foram colocados devidamente, é muito corriqueiro as pessoas esquecerem de anexar os arquivos, o que pode prejudicar a sua imagem perante o cliente, dependendo do seu nicho.

Bônus: Assunto

Algumas pessoas recebem muitos e-mails, e precisam ser estimuladas a abrir o seu e-mail, por isso, seja criativo ao criar o assunto.

O fato de ser formal não impede que o e-mail não seja criativo, faça o possível para gerar curiosidade, para que o cliente abra o seu e-mail, caso contrário, você poderá ser ignorado, mesmo que o conteúdo do email seja muito bom.

O assunto do e-mail é como se fosse a embalagem, por isso cuide para que chame a atenção de quem irá receber a mensagem.

Com essas pequenas informações você já tem uma base como escrever um email formal para um cliente, isso vai fazer com que você tenha uma taxa de resposta mais alta, e consequentemente, aumentar sua base de clientes.

Uma comunicação bem feita pode gerar muitos frutos para o seu negócio, realizar atendimentos rápidos vão melhorar muito a satisfação dos clientes. Já pensou também como agilizar o seu atendimento? Saiba agora o que é FAQ.

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